در راستای اجرای مصوبه 1262 مورخه 19/12/97 شورای عالی حوزه­های علمیه و به منظور شناسایی، ثبت، ساماندهی و اشاعه اسناد حوزه­های علمیه و روحانیت و همچنین به منظور تبیین و تعریف سیر تاریخی حوزه­های علمیه با بهر­ه­گیری از اسناد تاریخی، مرکز اسناد حوزه و روحانیت به شرح مواد ذیل تأسیس می­گردد:

ماده 1) تعریف سند:

منظور از سند^[1] کلیه آثار نوشتاری، دیداری ، شنیداری و هر شی حاوی اطلاعاتی از حوزه و روحانیت (اصل سند و رونوشت آنها) که از لحاظ علمی/ تاریخی/ سیاسی/ فرهنگی/ اداری/ اقتصادی، ارزش استناد و نگهداری دائمی فعلی یا در آینده، داشته باشند.

تبصره 1: کتاب، پایان­نامه و پیایندهای^[2] حاوی اطلاعات آرشیوی از حوزه و روحانیت، سند محسوب می­شود.

تبصره 2: کتابخانه­های حوزوی موظف به نگهداری کتاب­ها، پایان­نامه­ها و پیایندهایی - که حاوی اطلاعات آرشیوی نمی­باشند ولی در ارتباط با حوزه و روحانیت می­باشد- هستند.

تبصره 3: سایر اسنادی که به تشخیص شورای موضوع ماده 4 به نحوی با حوزه و روحانیت مرتبط می­باشد، سند محسوب می­شود.

ماده 2) سیاست­های حاکم بر شناسایی، ثبت، طبقه­بندی، بهره­برداری و نگهداری اسناد حوزه و روحانیت:

1-      اهتمام به شناسایی و گردآوری جامع و فراگیر اسناد حوزه و روحانیت؛

2-      اهتمام به بهره­گیری حداکثری از ظرفیت­های حوزه در داخل و خارج ایران جهت غنی سازی بانک اسناد حوزه و روحانیت؛

3-      اهتمام به رعایت استانداردهای لازم و اصولی در زمینه آرشیو و نگهداری اسناد؛

4-      بهره­گیری از فناوری­های نوین در زمینه شناسایی، گردآوری، مرمت، ساماندهی و طبقه­بندی اسناد حوزه و روحانیت؛

5-      اهتمام به تبادل اطلاعات با سایر مراکز اسناد ملی و فرا ملی با رعایت طبقه­بندی اسناد حوزوی؛

6-      اهتمام ویژه به تبیین و توسعه، ارزش­ها و دستاوردهای حوزه و روحانیت با استفاده هوشمندانه از اسناد؛

7-      اهتمام ویژه به طبقه بندی اسناد حوزه و روحانیت و صیانت از آنها؛

8-      اهتمام به ایجاد امکانات و فضای مناسب جهت معرفی هدفمند اسناد حوزه و روحانیت؛

9-       توجه به رعایت شئون و مصالح حوزه و روحانیت در همه فعالیت­ها به­ویژه در نمایش و عرضه اسناد و تبادل اطلاعات.

ماده 3) شرح وظایف مرکز اسناد حوزه و روحانیت:

1-      شناسایی و گردآوری فراگیر اسناد مربوط به حوزه و روحانیت؛

2-      ارزشیابی اسناد جمع­آوری شده و ارزش­گذاری آنها براساس سنجه­ها و شاخص­های مصوب؛

3-      ثبت اسناد جمع­آوری شده در دفتر اسناد مربوطه؛

4-      طبقه­بندی اسناد ارزش­گذاری شده به تفکیک اهمیت و دسترس پذیری و مصالح حوزه و روحانیت؛

5-      انجام تمهیدات لازم جهت حفظ و حراست فیزیکی و دیجیتالی از اسناد؛

6-      انجام اقدامات لازم جهت ساماندهی، ترمیم و مرمت اسناد آرشیوی جمع­آوری شده؛

7-      تهیه، تنظیم و ایجاد بانگ­های جامع اطلاعات از اسناد موضوع ماده 1؛

8-      فراهم­سازی دسترسی آسان به اسناد آرشیوی برای اساتید، پژوهشگران، مورخین و فیلم­سازان براساس طبقه­بندی صورت گرفته؛

9-      ارتباط و تعامل سازنده با سازمان­ها و نهادهای داخلی و خارجی، بیوت مراجع عظام تقلید^{(دامت برکاتهم)}، علما و روحانیون جهت گردآوری اسناد؛

10-    انجام تمهیدات لازم جهت ثبت و ضبط تاریخ شفاهی حوزه­های علمیه با لحاظ پرهیز از موازی کاری و دوباره کاری؛

11-    انجام تمهیدات لازم جهت نشر، نمایش و ارائه اسناد حوزه و روحانیت به عموم مردم در قالب­های متناسب با رعایت طبقه­بندی­های صورت گرفته؛

12-    برنامه­ریزی جهت خرید یا قبول اهداءِ اسناد حوزه و روحانیت و خدمات مربوط به آن؛

13-    ایجاد ساز و کار لازم جهت نگهداری امانی اسناد؛^[3]

14-    سایر وظایف محوله مرتبط.

تبصره: انجام این وظایف با توجه به امکانات و شرایط براساس اولویت­ها در داخل و خارج از کشور صورت خواهد گرفت.

ماده 4) به منظور انجام وظایف مقرر در ماده 5 این مصوبه شورایی تحت عنوان «شورای اسناد حوزه و روحانیت» با ترکیب ذیل زیر نظر مدیر حوزه­های علمیه تشکیل خواهد شد:

1-      مدیر حوزه­های علمیه(رئیس شورا)؛

2-      مسئول دبیرخانه شورای عالی؛

3-      معاون پژوهش حوزه­های علمیه؛

4-      مسئول مرکز امور صیانتی حوزه های علمیه؛

5-      مسئول مرکز فناوری اطلاعات حوزه­های علمیه؛

6-      مسئول مرکز اسناد حوزه و روحانیت (دبیر)؛

7-      سه نفر از صاحب نظران حوزوی در عرصه اسناد؛

تبصره 1: اعضای موضوع بند 6 با پیشنهاد مدیر مرکز اسناد حوزه و روحانیت و حکم  مدیر حوزه­های علمیه، برای مدت 2 سال انتخاب می­شوند؛ انتخاب مجدد ایشان بلامانع است.

تبصره 2: مدیر مرکز اسناد حوزه و روحانیت با حکم مدیر حوزه­های علمیه منصوب می­گردد.

ماده 5) وظایف شورای اسناد حوزه و روحانیت:

1-      تصویب خط مشی کلی و برنامه‌ریزی­های مرکز اسناد حوزه و روحانیت در چارچوب مصوبات شورای عالی؛

2-      تصویب آیین نامه­ها، دستورالعمل­ها، شیوه­نامه­ها و ضوابط مورد نیاز مرکز اسناد در چارچوب مصوبات شورای عالی؛

3-      تصویب شاخص­ها، معیارها و استانداردها و تعرفه­های مرکز اسناد و ارزیابی مستمر آنها؛

4-      بررسی و ارزیابی گزارش‌ها و نتایج عملکرد مرکز اسناد؛

5-      بررسی و تصویب کارگروه­های مورد نیاز و تعیین اعضاء و شرح وظایف آنها؛

6-      تصمیم­گیری در خصوص تقویم و خرید اسناد؛

7-      تصمیم­گیری در خصوص خروج فیزیکی رونوشت اسناد براساس دستورالعمل مربوطه؛

تبصره: خروج فیزیکی اصل اسناد از مرکز اسناد ممنوع می­باشد^[4].

8-      تصمیم­گیری نسبت به اسناد زائد و نظارت بر اهداء فروش و یا امحاءِ آنها؛

9-      تصویب پیشنهاد برنامه و بودجه سالانه مرکز اسناد و ارائه به مراجع ذی­صلاح؛

10-   انجام سایر وظایف محوله مرتبط توسط مدیر حوزه­های علمیه.

ماده 6) سطح سازمانی مرکز اسناد حوزه و روحانیت همتراز سطح 4 مدیریت موضوع ماده 7 مصوبه 953 بوده و سازمان نفرات آن 4 نفر کارمند تمام وقت تعیین می­گردد.

ماده 7) شرح وظایف و شرایط احراز پست­های سازمانی مرکز اسناد حوزه و روحانیت توسط دفتر برنامه­ریزی و نظارت راهبردی تهیه و پس از تأیید مدیر حوزه­های علمیه، ابلاغ خواهد شد.

ماده 8) جهت تصدی پست­های مرکز اسناد حوزه و روحانیت، از کارمندان مازاد فعلی مرکز مدیریت حوزه­های علمیه استفاده شود؛ و هرگونه استخدام نیروی جدید، ممنوع می­باشد.